Mannauðsmoli: Er tölvupósturinn orðinn til vandræða?

Á síðustu áratugum hafa rafræn samskipti aukist mikið. Nútímasamfélag einkennist af miklu áreiti, bæði í einkalífi og starfi. Við erum misvel í stakk búin til að takast á við mikið áreiti, sumir njóta sín best þegar allt er á fullu og kallað er úr öllum áttum á meðan aðrir eiga bágt með að einbeita sér í stöðugu ónæði og kysu að vera í rólegra umhverfi til að sinna verkefnum betur. En sama hver við erum þurfum við öll að geta stýrt áreitinu sem á okkur dynur.

Mörg störf krefjast mikillar notkunar á tölvupósti, enda er hann frábært hjálpartæki sem sparar tíma og fjármuni. Sumir vinna nær eingöngu við að lesa póst, vinna úr erindum og senda svör. Stundum verjum við þó of löngum tíma í lestur og viðbrögð við póstum á kostnað mikilvægari verkefna sem verður að sinna.

Hér eru nokkur ráð sem gætu komið að gagni ef pósturinn er orðinn til vandræða:

Skoðaðu póst á ákveðnum tímum dagsins
Ef þú hefur tök á er gott ráð að vinna bara í tölvupósti á tilteknum tímum dagsins. Það fer tími í að vakta póstinn eða skoða hann jafnóðum án þess að svara. Nýr póstur truflar þig við það sem þú ert að gera þá stundina og því er best að opna póstinn aðeins þegar þú ert reiðubúinn að svara erindum eða flokka. Rannsókn hefur sýnt að þrátt fyrir að verða fyrir truflun gátu þátttakendur leyst flókin verkefni innan tímaramma með því að vinna þau hraðar. Sú pressa veldur þó streitu og rænir orku. Því er best að forðast óþarfa truflun af póstinum eins og mögulegt er.
Slökktu á tilkynningum um að nýr póstur hafi borist
...nema þú sért í starfi sem krefst þess að þú vaktir alla pósta og þurfir að bregðast strax við þeim.
Eyddu strax pósti sem skiptir ekki máli
Þegar þú skoðar póst taktu þá strax ákvörðun um hvað þú gerir við hann. Eyddi því strax sem skiptir ekki máli. Þá losnarðu við að lesa þá pósta aftur síðar þegar þú ert kominn með haug sem þarf að fara í gegnum. Fullvissaðu þig þó um reglur á vinnustað og berðu undir yfirmanninn hverju óhætt er að henda almennt.
Áframsendu strax ef þú getur ekki svarað
Ef aðrir eru betur hæfir til að svara flóknu erindi er um að gera að senda það strax áfram. Best er að svara sendanda og bæta samstarfsmanni við með stuttri útskýringu. Sjálfsagt er að hafa áður samráð við vinnufélagann svo að sendandinn sé ekki sendur frá einum til annars. Þú gætir viljað geyma svona fyrirspurnir í sérstakri möppu til að fylgja málum eftir.
Kláraður það sem tekur stuttan tíma að svara
Ef þú getur svarað pósti á 1-2 mínútum, hrósaðu happi og svaraðu strax.
Geta reglur í póstforritinu gagnast þér?
Mögulega geturðu létt þér lífið með því að nota reglur í póstforritinu, þannig að póstur frá samstarfsmönnum fari í ákveðna möppu, en frá ytri viðskiptavinum í aðra svo dæmi sé nefnt. Misjafnt er hve mikið er hægt að nýta reglurnar.
Þarft þú að senda svona marga pósta?
Hugleiddu hvort nauðsynlegt er að senda alla þá pósta sem þú sendir. Er hægt að leysa einföld mál með því að rölta til vinnufélagans. Með því að senda aðeins nauðsynlegan póst færðu færri pósta til baka.
Settu þér mörk
Færðu vinnupóst utan vinnutíma eða þegar þú ert í fríi? Er ætlast til að þú svarir pósti hvenær sem er? Margir stjórnendur svara samviskusamlega á öllum tímum og fá í kjölfarið enn fleiri pósta utan vinnutíma. Erfitt er að snúa þessu við án þess að virka dónalegur eða óábyrgur, oft eru samstarfsmenn að vinna lengur og þú situr heima með samviskubit. Því er best að fyrirtæki setji skýrar reglur um þetta og kynni fyrir nýjum starfsmönnum. Það hjálpar almennt heilmikið að nota out-of-office svar með upplýsingum um hvenær þú getur svarað næst eða hver getur aðstoðað á millitíðinni. Ef ekki er gerð bein eða óbein krafa um að skoða vinnupóst í frítíma borgar sig ekki að venja sig á það.
Virtu mörk annarra
Mundu að setja gott fordæmi og senda ekki póst til vinnufélaga utan vinnutíma nema í brýnni neyð. Þetta á sérstaklega við ef þú ert stjórnandi, því þá finnur starfsmaður fyrir meiri pressu til að svara. Þegar mikið er að gera er oft gott að skrifa póst og koma frá sér, en til þess að sýna starfsmanni tillitssemi á sama tíma er upplagt að láta póstforritið senda póstinn næsta virka morgun.

Fleiri ráð og upplýsingar er hægt að nálgast hér

Heimild: Velvirk.is - forvarnarverkefni VIRK Starfsendurhæfingarsjóðs