Með hugtakinu innkaup er átt við kaup á hvers kyns aðföngum, þ.e. kaup á þjónustu, vörum og verklegum framkvæmdum.
Við innkaup Akureyrarbæjar skulu eftirfarandi innkaupaaðferðir notaðar:
- Útboð, opið eða lokað, og samningur/pöntun í kjölfarið.
- Fyrirspurn og samningur/pöntun í kjölfarið.
- Samningur eða pöntun án undangengins útboðs eða fyrirspurnar.
- Innkaup samkvæmt rammasamningi.
- Örútboð innan rammasamninga Ríkiskaupa.
Meginreglan er sú að beitt skuli útboðum við innkaup.
Þegar áætluð samningsfjárhæð verklegrar framkvæmdar er yfir 16 mkr. skal útboð viðhaft. Ef áætluð fjárhæð kaupa á þjónustu fer yfir 8 mkr. eða yfir 4 mkr. vegna vörukaupa skal sömuleiðis viðhafa útboð.
Fyrirspurn er framkvæmd, þar sem útboð er ekki talið eiga við, til að afla tilboða frá tilteknum aðilum sem taldir eru geta útvegað vöru, veitt þjónustu eða framkvæmt verk, sem óskað er eftir hverju sinni. Skylt er að fyrirspurn sé undanfari viðskipta þegar áætluð fjárhæð innkaupa vegna verklegrar framkvæmdar er yfir 5 mkr., yfir 2.5 mkr. þegar um þjónustu er að ræða, en yfir 1 mkr. þegar um vörukaup er að ræða.
Akureyrarbær er aðili að Rammasamningum Ríkiskaupa. Þegar keypt er inn skv. Rammasamningi er litið svo
á að útboðsskyldu sé fullnægt. Þó ætti að gera fyrirspurn hjá þeim birgjum sem aðilar eru að viðkomandi
rammasamningi, sérstaklega við stærri innkaup.
Verkefnastjóri Hagþjónustu sér um framkvæmd fyrirspurna og útboða á vegum bæjarfélagsins og hefur yfirumsjón með öllu forvali, útboðum og fyrirspurnum sem og samningskaupum. Verkefnastjóri hagþjónustu veitir einnig ráðgjöf varðandi innkaupamál og aðstoðar við útboð og verðfyrirspurnir.
Ábyrgð á innkaupum er í höndum viðkomandi stjórnenda.
